经济型排名功能,让你飞得更高!

Excel中的排名操作看似很简单,但其实有很多我们不知道的小“秘密”。掌握这些小技巧,会让你飞得又快又方便又快捷,心情也会飞得很高!我们选择了它,并专门呈现给你。这一次,我们带来了数据筛选的详细解读。

什么是排名?

在平时,我们经常会混淆“排序”和“排名”这两个概念。其实两者虽然有关联,但不是一回事。“排名”是指“排名”之后的排名,本质上是以数字序列的形式显示一组数据的排名。排名是一种状态,排名是这种状态的具体量化体现。

Excel中的排序操作不会自动生成排名,但是在排序后的数据旁边加上一组数字序列也不麻烦。实际工作中很多人都是这样做的,如下图所示。

经济实惠的Rank函数,让你嗨的飞起来!

虽然手动添加数值序列来显示排名相当方便,但是缺点也很明显,就是当有多个排名并列在一起的时候,如果要用相同的数值标签来标注,修改起来会比较麻烦。在这种情况下,更合适的解决方案是使用RANK函数。

很多初学者对函数或公式有一种莫名的恐惧和抵触感,而很多函数公式的爱好者(不要惊讶,他们是真的喜欢)对函数公式顶礼膜拜,推崇备至。平心而论,作为一种解决问题的方式,不存在低级、高级、好坏之分。能解决问题的,适合自己用的,才是最得心应手的工具。当然,前提是你对这些工具有一个大概的了解,这样你才能选择更适合自己的。

RANK函数可以说是Excel中处理排名相关问题最经济的工具之一。这个所谓的“经济效益”至少包含了三层含义:简单易学,使用方便,基本够用。通用性是指工具在不同场景下的普遍适用性。一般来说,通用性的高低与工具的复杂程度成正比。所以,如果过于追求通用性,会增加学习和使用的成本。

所需功能:等级

回到正题,现在要介绍的RANK函数,学起来和用起来都比较简单。首先,它只需要两个参数就能工作。

=RANK(需要计算排名的数值,以及参与排名的数据组所在的单元格区域)

比如计算一组面试成绩中454分的个数,第一个参数可以是“454”,整组面试成绩的位置,比如D列,可以作为函数的第二个参数。如果写成公式,如下:

=RANK(454,D:D)

其中“D:D”表示范围是D列的整列,如果需要限制在固定的范围内,比如D列的第2行到第10行,可以将公式写成:

=RANK(454,D2:D10)

D2:D10是Excel中单元格区域的表达式,代表D列从第2行到第10行的区域。

在实际操作中,通常将排名数据所在单元格的位置作为第一个参数,第二个参数用于通过绝对引用来固定区域范围。例如,假设某个数据位于D列的第五行单元格中,您可以在它的相邻单元格中使用此公式来计算它在整个数据集中的排名,如图所示。

=排名(D5,2美元:10美元)

经济实惠的Rank函数,让你嗨的飞起来!

如果D列中的其他值也需要计算它们的排名,可以直接将刚刚输入公式的单元格复制粘贴到E列的其他空白行中,这样单元格中的公式就可以随格式一起复制到其他单元格中,产生整体的运算效果,如下图E列所示。

经济实惠的Rank函数,让你嗨的飞起来!

有些人可能想知道为什么复制粘贴的单元格仍然可以用来计算不同的对象。不应该是原来的结果吗?在这里,Excel公式显得特别智能和高效。复制或填充单元格时,单元格中包含的公式会根据单元格位置的变化,自动改变公式中使用的引用对象的地址。

例如,如果单元格E5中的公式使用了引用地址“D5 ”,当公式被复制到其前一个单元格E4时,引用地址将自动更改为“D4”。这种引用方式被称为“相对引用”,这种机制允许用户编写一个公式,并将其大量应用于其他具有相同操作模式的对象。

但是有时候,我们需要固定一些地址范围,不希望它们在复制的过程中自动改变。这时我们可以用“$”符号锁定它们,这个符号就变成了“绝对参考”。例如,上面公式中使用的“$D$2:$D$10”用$符号锁定“D2:D10”的范围。

有了这样的机制,我们只需要一个公式就可以完成整组数据的排名计算。正因如此,虽然有很多常规的操作方法最终也能得到同样的结果,但在面对海量处理的需求时,公式的使用往往表现出更多的效率和威力。

一个扩展性好的公式可以在一系列单元格中使用。所以作为本书的约定,我在下面的文字中描述使用公式求解时,一般只写出第一个单元格使用的公式,其他单元格都是通过复制或填充的方式处理,这里就不赘述了。

例如,在下图所示的示例中,第一个单元格(D2)中的公式为:

=排名(D2,2美元:10美元)

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如果你有边看书边在电脑上同步操作的好习惯,那么你需要注意在正确的单元格中输入本书提到的公式(通常会特别标注具体位置),这样才能保证你能得到和书上一样的计算结果,有一样好的公式扩展性。