被一个人事统计跪搓搓板,不可思议,但确实发生过。

这是一个盘点参与者引发的故事。往往处理数字需要数字处理的思维,需要牢记无论什么时候开始统计分析,都需要通过建立标准化的数据源来开始工作。标准化数据源的第一条规则是一个单元格中只能记录一条信息。如果你忘记或者不遵守这个规则,麻烦就会找上你,跪在搓板上也是有可能的。

因为要赶一个会员统计表,错过了一个重要人物的电话;

因为错过了一个重要人物的电话,回家跪在搓板上。

这是一件真实的事,发生在我认识的一个朋友身上。我的朋友是一个聪明上进的年轻人,是一家企业的统计员。上周三下午,领导安排他清点一个大型活动的参与者。

1.阿明怎么了?

接到任务后,阿明迅速联系各部门负责人上报人员名单。很顺利,一个多小时后,阿明收到了各个部门的报告,然后汇总得到这样一个表格:

被一个人员统计害得跪搓衣板,不可思议,但真实发生了

有什么不好?看起来没什么问题,但是交给领导后,领导要求在后面加一栏,统计一下各部门的参与人数。

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这是一个非常非常简单的请求。用眼睛看,数数,然后手动输入人数?可以,但是很容易出错,因为后面有两个制作,三个制作,都密密麻麻写满了名字。如果简单的数字都数错了,估计这个月的奖金就泡汤了。毕竟,阿明是个聪明人。他通过百度,在博客Excel群中寻求帮助,很快得到了解决方案。在单元格C2中输入公式:= len (B2)-len(替换(B2,& # 8221;、”,””)+1再往下拉,从输入到往下拉不到半分钟就得出人数:

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然而,真正的灾难才刚刚开始。领导说活动中有团体赛,每队20人。请把所有的人分成小组。分组时尽量打乱部门限制随机分组,不够一个团队的就做后勤。离下班还有不到一个小时,阿明紧张起来。打乱部门的随机分组,他能想到的只有手动把名字一个一个复制粘贴进行分组。虽然任务简单,但是几百个人一个一个复制粘贴会耗费大量时间,而且你要小心反复复制。阿明没有犹豫,一边在群里求助,一边用万能的百度搜索。可能每个人都在忙着准备工作,也可能是因为搜索关键词不对。阿明花了五六分钟才找到一个方法,但是...但这种方法要求五线谱如下图垂直排列。

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我们的朋友阿明,傻眼了,看着时间的滴答,脑子一时间短路了。他不想继续研究如何提取细胞的多个内容并将其排列成一行。而是立刻投入到复制粘贴的紧张的手工分组中。就在这个时候,电话响了,正在努力的阿明看也没看就挂了。这是一个重要人物打来的重要电话。是阿明的女朋友让他下班后接她的电话。

下班回家后,一件“悲惨”的事情发生了,阿明揪着耳朵跪在搓板上。

2.为什么

一个小小的统计员布置的任务,居然有这么大的后果!阿明的流年不利吗?是阿明在工作中不够聪明吗?阿明的女朋友是不是太霸道了?......都不是!唯一的原罪是,阿明虽然是统计人员,但缺乏数据思维,没有建立数据源的想法和习惯。阿明很努力,但他只把自己当成一个文员,而不是数据统计师。如果阿明在联系各个部门的时候直接让大家用Excel报清单,如果阿明在汇总的时候按照数据人的习惯建立数据源,那么所有的帮助和紧张的复制粘贴都不会发生。因为有了标准的数据来源,使用透视表就可以得到人的统计数据。使用随机函数赋值进行排名,然后按照排名顺序快速分组(就是阿明最后得到但使用方法失败)…

也就是所有的迷茫和紧张。重点不是阿明对功能了解不多,而是阿明自己的操作习惯太麻烦。

3.纪念

如果我们的工作经常和数据打交道,一定要有随时从建立标准化数据源开始的想法和习惯。在阿明的例子中,我们至少可以学到一个规则:一个单元格中只存储一个信息(数据)!最后,我们来看看标准化的数据来源,阿明是怎么统计人数和群体的。使用数据透视表统计人数的速度非常快,不到1分钟就可以完成:

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按函数分组不到2分钟:第一步,用随机函数RAND和排名函数RANK对每个人进行随机排名。

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第二步,使用INDEX函数和MATCH函数,按照从1到251(共251人)的排名顺序进行分组。

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总结:日常工作中遇到的很多问题,其实都是缺乏数据思维和标准化的数据来源造成的。今天,这个问题就简单了。有现成的公式和套路,解决起来也不难。有时候群里的伙伴提出的问题,那个数据来源真的很乱,别说公式了,就算有VBA也很难理出头绪。总之,养成做表的好习惯,逐渐形成标准化的数据思维,对你以后的工作是非常有利的。知识站:下面简单解释一下文中统计人数的公式。=LEN(B2)-LEN(替代(B2,& # 8221;、”,””))+1公式使用LEN和替代函数。SUBSTITUTE是一个替换函数,可以将指定的内容替换为单元格中的其他内容。替补(B2,& # 8221;、”,””)的意思是用空格代替B2单元格中的停顿(“”表示空白),实际上具有删除停顿的效果。LEN函数用于判断单元格或公式结果的字数(长度)。LEN(B2)可以得到B2单元格中的字数(单词+符号),LEN(替代(B2,& # 8221;、”,””))可以不停顿的得到字数。那么这和人数有什么关系呢?两者相减得到停顿次数,人数就是停顿次数加1。分析到这里,我想大家都能理解公式了。