Excel的正确使用方法,你之前可能用错了。

在你平时的工作或学习中,你一定遇到过这样的任务:

制作100份邀请函/桌面标牌

生成100个文件夹

修改100个文件名

生成100名参赛者的代码。

在成千上万条数据中找到匹配的数据并填入。

如果遇到这些任务,需要多长时间才能完成?

嗯?看起来只有100个,30秒一个,不到一个小时就搞定了!

立正!这只是一个简单的例子。在实际工作中,很容易遇到需要1000个以上职位的工作。如果还用以前的“笨办法”,估计一天不吃不喝也能勉强搞定。

然而,如果你做得恰当,以上任何一项任务都只需要5分钟。

如果你讨厌无数次手动重复简单的任务,或者经常遇到这样的工作,你一定不能错过这篇文章来学习如何正确使用它们,事半功倍!

或者,你只是想学一点Excel,提高日常办公效率?这篇文章只给你看!

01大而小:Excel的那些坑

对于大多数专业人士和大学生来说,Excel是相对于Word和PPT最不熟悉的软件。

但是,Excel中的大部分任务是做不到的。但是,这个时候,老板着急的是结果。我该怎么办?

八仙渡海只需要成吨的时间,可以用各种低级怪异的方式手动实现。这使得Excel在各种场合经常被误用!我们来看一些案例。

用大坑Excel做排版软件

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图

你一定见过这样的登记表。有些人用Word做,有些人用Excel做。

我没有抱怨这种形式的意思(虽然页面设计确实有问题)。我们应该强调设计形式应该服务于目的。

如果这个表格要打印和填写,是没有问题的。但是这个表格一旦被用来收集数据,做统计分析,那将是我表哥的噩梦。

所以,我们接下来要讲的其实是数据统计/报表。我不想像上面那种忽略报名表。用Word排版挺好的。真的不适合Excel。

大坑统计表设计错误

这是培训信息的统计表。填表的时候,很难区分学习类型,一个个打勾。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图1

2011年一旦让你统计学习类型1、2、3、4的学时数,你会怎么做?

手工积累?用于加法的多个过滤器?

一旦做表的时候没有用到数据设计,后期统计还得手工操作,灾难就开始了。

不知道坑功能是什么?

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图2

最后一行是计算总数,这是很常见的要求。让我们看看他是怎么做的:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图3

他写的公式是:

= B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2

这是一种普遍的对勤奋的执念,以为自己很勤奋,很努力,其实连入门都做不到。

Excel功能很强大,但是因为我们不了解,只使用了很少的几个功能,直接导致使用效率低下。从而进入不想做不想学的恶性循环。

接下来,好好看看Excel的正确高效使用方法。

02:Excel的基本逻辑

学一个软件,最忌讳的就是眼高手低。说到学Excel,有人觉得学宏和VBA比较高,学其他基本操作太低。

例如:

很多人甚至不知道什么是“相对引用”和“绝对引用”。听说Rank函数或者Vlookup函数很厉害,想用一下。

在网上找个教程,跟着跌跌撞撞的操作,最后大概就能解决问题了。但是,下次再遇到类似情况,可能还是瞎了眼。

所以,知道怎么做是一个层次,知道为什么做是更高层次,只有知道为什么才能快速提升自己的技能。

具体到Excel,你当然可以学习Excel的高级功能,但在此之前,一定要把最基础的部分做好。

比如你知道以下知识吗?

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图4

[列标签]

Excel列默认用英文字母标记,A ~ Z;Z的下一列是AA,AA ~ ZZZZ的下一列是AAA,列头的最大值是XFD。

[行号]

默认情况下,Excel行用阿拉伯数字标记。

[细胞]

每个跨越行和列的网格称为一个单元。

[名称框]

要显示单元格地址,定位单元格的方法是列标签+行号,如B2、F4、AK47。公式或函数中经常使用单元格的地址。

合格公式写作

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图5

如果要计算单元格B34中的总和,则不能编写此公式:

1写作方法

=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630

请务必用单元格地址替换公式中的数字:

2写作方法

= B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2

写单元格地址最大的好处就是公式可以重用。重用意味着如果有其他列要计算总计,那么应用这个公式的逻辑就足够了。

虽然写法2完全正确,Excel也没有语法问题,但我们还是不推荐。

为什么?太慢了!有一种更快捷的使用方法。

3写作方法

=总和(B2:B33)

总分、平均分、最大值、最小值等很多常见的公式,都被Excel变成了函数。

所以,我们不需要自己写,除非现有的函数解决不了这个问题,我们会自己做公式。

正确的日期格式

再比如,以下哪种日期格式是正确的?

2016、3、22

2016.3.22

20160322

2016年3月22日

2016\3\22

2016。3。22

其实以上六种日期都是错的!

正确的拼写应该是2016年3月22日或2016年3月22日。

只有当使用正确格式的日期时,您才能自由转换格式或进行计算。日期格式一旦写错了格式,就不行了。

你认为你很了解基础知识吗?你不妨回答以下问题。

如果你还不知道,可以点这里看基本操作。

为什么手机号码不能是数字类型?

单元格格式是什么?

数字文本和数字文本有什么区别?

如何使用填充柄?

连续的单元格是如何表示的?

如何表示不连续的单元格?怎么填序列?

你说的“相对引用”和“绝对引用”是什么意思?有什么用?

正确的表格结构

如果用Excel进行数据分析,最重要的表格就是“源数据表”。

只要你的“源数据表”设计得当,就可以生成各种“老板需要的表格”。有时候会用“辅助表”做一些中间操作,最后形成报表。

比如:报告单怎么做?

虽然我们工作或学习中的表格可能比这复杂得多,但基本原理是通用的。而且在教学过程中,越简单越典型的例子越容易说明问题。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图6

上表可能是我们平时看到的成绩单,但是这个表的设计有很大的问题。

源数据表应该这样设计:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图7

原因是第一个表中的数据需要两个维度来确定当前数据的含义。

例如,第一个数字90,我需要向左看才知道它是梅的结果,然后向上看才知道它是Word的结果。

表格中只有一行是标题行,即表头。剩下的每一行都是独立的,记录着完整的数据。

这种设计方式最大的好处就是无论以后怎么做统计和报表都极其方便。

03事半功倍:提高效率的技巧和方法

为了跟上潮流,请尝试使用新版本。

以Office为例。现在是2016年。如果你还在用Office2003,我劝你尽快升级,享受新功能的美好。

即使你使用的是Office 2007和Office2010,也建议尽快升级。

例如,如果我们想从“身份证号”中提取“出生日期”信息:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图8

在2013版Excel之前,我们的解决方案是使用Mid函数,标准写法=Mid(A26,7,8)

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图9

提取出出生日期后,必须将其转换成日期格式。

但是,Excel2013发布后,又有了新方法!即使你不知道这个功能,你也可以很容易地做到。这种功能称为快速填充。

方法很简单:

先填写目标结果(出生日期)。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图10

然后拖动填充柄,将其填充到其他单元格中,并选择“快速填充”。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图11

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图12

这个功能特别强大,拆分数据、合并数据、提取数据都不在话下。

点击此处了解更多信息。

在2016版本的Excel中,增加了许多图表类型。这里有两个例子:

有一个原始表格是这样的:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图13

在Excel2016中,您可以立即生成一个树状图:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图14

或者,原表如下

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图15

在Excel2016中,您可以即时生成旭日图:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图16

之所以建议我们使用新版本,是因为很多事情在老版本里几分钟甚至十几分钟就能搞定,而新版本只要点一下鼠标就能轻松搞定。

为什么要和你的大好青春较劲?

Excel的另一个内置功能往往被忽略,那就是快速访问工具栏。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图17

我们可以在这个位置添加常用的Excel函数。

这样,大部分时候,不用切换标签页也能高效工作。

添加的方法也很简单。您只需右键单击特定功能,然后选择[添加到快速访问工具栏]。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图18

使用好的搜索引擎。

在学习的过程中,难免会遇到问题。这个时候,最高效的不会抛弃你的工具就是搜索引擎。

我们搜索的时候有一个误区,以为在搜索结果的第一页或者至少第一页就会有答案,但事实并非如此。

搜索能力也需要不断提高。只有掌握技能,才能快速找到结果,以下两种能力是最重要的。

A.清楚地陈述问题

B.关键词优化能力

例如:

当你不知道舍入函数是什么的时候,如何在搜索引擎中找到它?

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图19

如果直接输入“用来表示四舍五入的函数是什么”,存在巨大的漏洞。

你真正想问的是:“Excel软件中哪个函数可以做四舍五入?」

虽然搜索引擎的功能还可以,但是你不能指望它能读懂你的心思!所以,在你要问的问题中,一定要提取出足够信息的关键词:

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图20

当关键词正确时,你会发现你的搜索结果质量会非常高。

Excel的正确用法,你以前可能用错了.-大盘站插图21

同时搜索不仅仅是Google和百度,很多专业论坛或者相关资源都可以使用。

正常情况下,千千有几百万人在网上对Office进行过提问,有的被归纳成文字,有的被归纳成图片和文字,有的被录制成视频。

所以,总的来说,不是网上没有,而是你一时半会儿找不到。